Zaproszenie do składania ofert
Wójt Gminy Godziesze Wielkie zaprasza do składania ofert na obsługę organizacji Dożynek Gminnych 2019 w dniu 15.08.2019r.
Miejsce imprezy: Ośrodek Sportu i Rekreacji „Szwacin”
ul. Zadowicka
62-872 Godziesze Małe
lub we wskazanym miejscu przez Zleceniodawcę
Data imprezy: 15 sierpnia 2019 roku
Nazwa imprezy: Dożynki Gminne 2019
W ramach organizacji dożynek od Wykonawcy wymagamy:
- Dostarczenia i zamontowania oświetlenia sceny i nagłośnienia spełniającego wymagania wszystkich występujących artystów – system nagłośnieniowy powinien równomiernie pokrywać dźwiękiem cały obszar do nagłośnienia. Oferenci muszą uzyskać na piśmie akceptację i wyrażenie zgody Wykonawców, że oferent spełnia warunki techniczne zgodnie z wymogami określonymi w riderach technicznych.
- Obsługi techniczno-realizatorskiej dożynek (m.in. obsługa techniczna sceny, nagłośnienia, oświetlenia.
- Dostarczenia i zamontowania w pobliżu sceny 1 namiotu – garderoby dla artystów spełniającego określone przez nich wymagania (wyposażenie namiotu: podłączenie do energii elektrycznej, oświetlenie wnętrza).
- Zapewnienia obsługi koordynacyjnej dożynek i bezwzględnej obecności przedstawiciela oferenta, uprawnionego do podejmowania wszelkich decyzji, podczas dożynek oraz w trakcie ich przygotowań.
- Zapewnienia programu artystycznego w trakcie trwania dożynek, tj. w dniu 15.08.2019r.:
- od 13.00 do 18.00 – przeprowadzenie obrzędów dożynkowych przez Zamawiającego
- od 18.30 do 19.30 – występ zespołu muzycznego - ˮgwiazdy wieczoru ˮ
- od 20.00 do 0.00 – zabawa taneczna dla uczestników uroczystości dożynkowych
- Zapewnienia minimum 350 miejsc siedzących na krzesłach (pod namiotem), po zakończeniu części oficjalnej uprzątnięcia krzeseł i zapewnienia pod namiotem oświetlonego miejsca do tańca.
- Zapewnienia agregatu prądotwórczego w celu wykorzystania przy braku zasilania podczas uroczystości.
- Zapewnienia zabezpieczenia dożynek przez profesjonalną firmę ochroniarską posiadającą wszelkiego rodzaju wymagane prawem zezwolenia (co najmniej 8 osób zabezpieczających dożynki).
- Zapewnienia na terenie, gdzie odbywać się będą dożynki, 2 toalet przenośnych.
- Uiszczenia wszelkich opłat z tytułu majątkowych praw autorskich od utworów wykonywanych przez zespoły zapewnione przez oferenta.
- Zapewnienia po min. 2 stanowiska dla napojów i min. 2 dla wyżywienia (garmażerka, „swojskie jadło”, piwo, lody, napoje, itp. – szeroki asortyment) dla uczestników uroczystości dożynkowych.
- Zapewnienia co najmniej 1-godzinnego występu gwiazdy wieczoru – preferowane zespoły w kategorii muzyki folk lub disco polo (wybór wykonawcy należy uzgodnić z Zamawiającym).
- Ustawienia atrakcji nieodpłatnie dostępnych dla dzieci w formie co najmniej dwóch zamków dmuchanych – jeden zamek dmuchany dla dzieci młodszych, drugi zamek dla dzieci starszych, w godz. od 14.00 do 19.00.
- Przygotowania i dystrybucji 350 bezpłatnych posiłków o wartości 10 zł – bon (np. napój 0,33l wraz z daniem) wśród uczestników wskazanych przez Zamawiającego.
- Przygotowania miejsca uroczystości poprzez m.in. wykoszenie terenu i uprzątnięcie śmieci, zwrot terenu w należytym ładzie i porządku.
- Zapewnienie miejsca do stanowisk Kół Gospodyń Wiejskich z terenu Gminy Godziesze Wielkie.
Warunki udziału w postępowaniu:
W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:
- Posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą.
- Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym zapewniającym właściwe wykonanie usług będących przedmiotem oferty i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
- Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniając płynność świadczenia usługi.
- Posiadają doświadczenie w organizacji usług gastronomicznych na min. 2 imprezach plenerowych dla min. 200 osób.
- Posiadanie polisy OC.
Zamawiający ma wyłączne prawo do przyjmowania wpłat od ewentualnych sponsorów imprezy.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Zamówienie winno być wykonane w terminie od dnia 14 do 16 sierpnia 2019 r.
Kwota przeznaczona na organizację dożynek w w/w zakresie: Dożynki Gminne 2019 – maksymalnie 17.000,00 zł brutto.
Warunkami udziału w postępowaniu jest złożenie wraz z ofertą:
- Dokumentu potwierdzającego posiadanie uprawnień do wykonywania, określonej w zaproszeniu działalności.
- Oświadczenia o posiadaniu niezbędnej wiedzy, doświadczenia oraz potencjału technicznego, a także dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
- Oświadczenia, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zadania.
- Oświadczenia o wyrażeniu zgody i akceptacji formy płatności: przelew w terminie do 21 dni po wykonaniu usługi i otrzymaniu przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.
- Potwierdzenie poosiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej oferenta w zakresie prowadzonej działalności.
Warunkiem przystąpienia jest złożenie oferty w formie pisemnej zawierającej:
- imię i nazwisko lub nazwę firmy oferenta;
- datę sporządzenia oferty;
- szczegółowy zakres oferty wg. określonych w pkt. 1 – 15 wymagań Zamawiającego;
- oświadczenie, iż w trakcie dożynek oferent będzie posiadał wymagane prawem zezwolenie związane z rodzajem prowadzonej działalności;
- całkowitą cenę brutto za zadania określone w pkt. 1-15.
Miejsce i termin składania ofert: pokój nr 5 - sekretariat Urzędu Gminy Godziesze Wielkie, do dnia 18 lipca 2019r., do godz. 1500 w zamkniętych kopertach z dopiskiem:
„Oferta na organizację Dożynek Gminnych 2019 w dniu 15 sierpnia 2019 r.”
Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej w języku polskim.
Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami z ramienia zamawiającego jest Ilona Gretka, tel. 62 7611089, wew. 33, e – mail:
Ogłoszenie wyboru oferty nastąpi 22 lipca 2019 r. Oferty oprócz ceny zostaną przeanalizowane pod kątem ich atrakcyjności dla publiczności. (Ostatecznie zostanie zawarta umowa z oferentem, który zaoferuje najniższą cenę oraz najciekawszy program imprezy ).
W sytuacji, gdy żadna z ofert - w ocenie Zamawiającego - nie spełniać będzie kryterium atrakcyjności, Zamawiający zapewnia sobie prawo do unieważnienia postępowania.
Kryterium oceny ofert:
- Cena : 0 – 80 pkt.,
- Atrakcyjność imprezy: 0 – 20pkt.
Załączniki: